Aktenschränke

Häufige Fragen zum Thema Aktenschränke

Ein Büroschrank kann viele sehr unterschiedliche Eigenschaften haben, ganz nach den jeweiligen Anforderungen. Deshalb ist es oft nicht so leicht herauszufinden, was einen guten Aktenschrank eigentlich ausmacht. Wir helfen Ihnen mit den Antworten zu den wichtigsten Fragen bei der Suche.

Welche Maße muss ich bei meinem Aktenschrank beachten?

Abgesehen davon, dass Ihr neuer Büroschrank an die für ihn vorgesehene Stelle passen muss, ist vor allem der verfügbare Platz im Schrank wichtig. Der wird üblicherweise in Ordnerhöhen (OH) angegeben. Diese orientieren sich an Standard-DIN A4-Ordnern. Die Höhe vom Fachboden aus gemessen beträgt daher mindestens 32 cm, dazu kommen diese Aktenordner mit 28 cm Tiefe. In der Regel haben die Ordner eine Breite von 8 cm, allerdings gibt es verschieden breite Ausführungen.

Für Aktenschränke sind in erster Linie die Ordnerhöhen von Belang, denn sie geben an, wie viele DIN A4-Ordner aufrecht gestellt übereinander Platz finden:

• 1 OH = ein Ordner
• 2 OH = zwei Ordner
• 3 OH = drei Ordner

Die Höhe kann dabei bis zu 6 OH betragen, das heißt, er bietet ausreichend Platz, um sechs DIN A4-Ordner übereinander zu stellen. Der Schrankboden wird dabei übrigens nicht als Fachboden mitgezählt. Entsprechend ist die Anzahl der vorhandenen Fächer immer um eins größer als die Anzahl der angegebenen Fachböden.

Richtige Tiefe für Sonderformate

Achten Sie bei den Abmessungen Ihres neuen Büroschranks darauf, ob Sie eventuell Ordnergrößen verwenden, die von den herkömmlichen Varianten abweichen. Bei Ordnern im DIN A5-Format beispielsweise besteht das Problem darin, dass diese weniger hoch sind, wodurch Sie Stauraum verschenken. Mit höhenverstellbaren Fachböden können Sie den Schrank allerdings anpassen. Das gilt umgekehrt natürlich auch für größere Formate, etwa Ordner in DIN A3-Ausführung.

Bei anderen Sonderformaten ergibt sich die Schwierigkeit in der Tiefe, das betrifft vor allem Ordner im Querformat. Diese sind für die gängigsten Ordnergrößen DIN A5, DIN A4 und DIN A3 erhältlich und benötigen tiefere Fächer im Schrank.

Welche Lösungen gibt es für kleine Büroräume?

Nicht jedes Büro bietet Platz für große Schrankwände, um die Aktenordner darin unterzubringen. Trotzdem können auch in kleinen Büros erhebliche Mengen an Dokumenten anfallen, die ordentlich und systematisch abgelegt werden sollen. Wenn ein herkömmlicher Büroschrank die Raumkapazitäten überschreiten würde, können Sie mit einem Hängeregisterschrank für ein optimales Verhältnis von Stauraum und Platzverbrauch sorgen.

Mehr Übersicht für Ihre Unterlagen

Robuste Modelle, wie die BISLEY Aktenschränke aus Stahl, haben eine kompakte Standfläche und bieten in den Schubladen dennoch ordentlich Platz für Ihre Akten. Wie viele Schränke für Hängeregister ist er abschließbar, denn häufig dienen sie der Ablage von Personalakten, Patientenakten oder sonstigen sensiblen Unterlagen.

Gleichzeitig verlieren Sie in dem praktischen Hängeregistersystem nicht so leicht den Überblick und können gezielt und zügig auf gerade benötigte Dokumente zugreifen. In unserem Online-Shop finden Sie ein breites Angebot an verschiedenen Hängeregister- und Schubladenschränken, mit denen Sie leicht für mehr Ordnung und Übersicht in Ihrem Büro sorgen können. Das dazu passende Zubehör erhalten Sie zu einem vorteilhaften Preis ebenfalls im Viking-Shop.

Wie sorge ich für ausreichende Diebstahlsicherung für sensible Dokumente?

Auch für physische Daten gelten die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Deshalb müssen Sie für Informationen in Papierform in Ihrem Unternehmen entsprechende Maßnahmen ergreifen, um diese ausreichend gegen Missbrauch zu schützen. Das gilt für Verträge und Bewerbungsunterlagen ebenso wie für Visitenkarten oder Notizzettel mit Telefonnummern von Kunden oder Geschäftspartnern. Alles muss sicher abgelegt sein, so dass keine unbefugten Personen darauf zugreifen können.

Abschließbarer Aktenschrank als Sicherheitsmaßnahme

Für sensible Unterlagen, die Sie zudem über längere Zeiträume aufbewahren müssen, sollten Sie deshalb unbedingt einen abschließbaren Aktenschrank anschaffen. Denn es geht nicht nur darum, das informationelle Selbstbestimmungsrecht der Personen zu schützen, deren Daten Sie speichern. Sie tragen mit einem abschließbaren Aktenschrank gleichzeitig zu Ihrem eigenen Schutz bei, weil Sie damit empfindliche Bußgelder vermeiden und Ihre Aufbewahrungspflichten und Beweissicherungsinteressen erfüllen können.

Einen abschließbaren Schrank erhalten Sie in unterschiedlichen Größen und Ausführungen. Sie finden bei uns verschiedene Modelle, die den Anforderungen der DSGVO entsprechen.

Robust und stabil

Die Sicherheit für wichtige Unterlagen erhöhen Sie außerdem durch die Wahl des Materials. Ein Stahl-Aktenschrank kann äußeren Einwirkungen und widerrechtlichen Zugriffen wegen der Stabilität und Beständigkeit des Materials sehr viel mehr entgegensetzen als leichtere Varianten aus MDF-Platten.

Bedenken Sie deshalb beim Kauf immer, welche Akten und Dokumente Sie in dem Schrank aufbewahren wollen. Ein abschließbarer Büroschrank für sensible Dokumente sollte unbedingt aus einem robusten Material bestehen, das gilt für den Korpus genauso wie für die Türen. Sicherheit ist dabei keine Frage des Preises, denn in unserem Sortiment finden Sie vom Metall-Aktenschrank bis zum StahlAktenschrank verschiedene Varianten, die Ihre Anforderungen und die gesetzlichen Vorgaben optimal erfüllen.

Worauf muss ich bei einem feuerfesten Büroschrank achten?

Beim Thema Sicherheit geht es oft nicht allein um den Diebstahlschutz. Es gilt häufig auch, wichtige Unterlagen vor einer möglichen, unwiederbringlichen Zerstörung zu bewahren. Vor allem für Brandschutz sollte deshalb gesorgt sein, damit die Dokumente nicht durch Feuer beschädigt werden können oder gänzlich verloren gehen. Dass ein Büroschrank abschließbar ist, reicht vor diesem Hintergrund als Schutzmaßnahme nicht aus.

Stahl-Aktenschrank als Brandschutz

Mit einem Stahl-Aktenschrank schaffen Sie gute Voraussetzungen, um im Brandfall keine Akten zu verlieren. Denn selbst andere hochwertige Materialien überstehen ein Feuer selten unbeschadet. Feuerfeste Büromöbel werden deshalb aus Stahl gefertigt, der selbst hohe Temperaturen über einen längeren Zeitraum unversehrt aushält. Der Vorteil: Mit einem Stahl-Aktenschrank erhalten Sie gleichzeitig einen wirksamen Schutz gegen Einbrüche.

Verschiedene Feuersicherheitsklassen

Unterschiede gibt es trotzdem, sie lassen sich an der Feuersicherheitsklasse erkennen. Grundsätzlich müssen feuerfeste Schränke verhindern, dass die Temperaturen im Inneren unter 175 °Celsius bleiben – ansonsten fangen aufbewahrte Papierdokumente an zu brennen.

Maßgeblich für den Feuerschutz ist, neben verschiedenen unabhängigen Zertifizierungen, die Euronorm EN 1047-1. Anhand der darin enthaltenen Vorgaben werden feuerfeste Sicherheitsschränke getestet und in verschiedene Güteklassen eingeteilt:

• S 60 P garantiert Feuersicherheit für Papier für 60 Minuten.
• S 120 P garantiert Feuersicherheit für Papier für 120 Minuten.
• S 60 DIS garantiert Feuersicherheit für Datenträger für 60 Minuten.
• S 120 DIS garantiert Feuersicherheit für Datenträger für 120 Minuten.

Dazu macht die Euronorm EN 15659 Vorgaben für einen leichten Feuerschutz für Papier, die entsprechenden Sicherheitsklassen erkennen Sie an den Kürzeln LFS 30 P beziehungsweise LFS 60 P. Unter Feuerschutz fällt übrigens ebenso der Schutz gegen Brandrauch und Löschwasser, die ebenfalls zu Schäden an Papierunterlagen führen können.

Die Feuersicherheitsklassen sind in der Regel mit verschiedenen Einbruchssicherheitsklassen verbunden. Sicherheitsschränke bieten daher sowohl im Brandfall als auch bei Diebstahlversuchen Schutz für Ihre Akten.

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