Aktenvernichter

Häufige Fragen zum Thema "Aktenvernichter"

Was Leistungsmerkmale und Eigenschaften betrifft, können sich die Modelle deutlich voneinander unterscheiden. Schnittart, Schneidleistung, Dauerbetrieb, Sicherheitsstufen und einige weitere Faktoren spielen je nach Verwendungszweck eine größere oder kleinere Rolle. Damit Sie einen Schredder finden, der zu Ihren Anforderungen passt, haben wir für Sie die wichtigsten Fragen zusammengetragen.

Wodurch unterscheiden sich die Schnittarten und die Schneidwerke?

Aktenvernichter sind prinzipiell mit einem von zwei Schneidwerken ausgestattet, die zu unterschiedlichen Ergebnissen führen

Streifenschnitt

Der Streifenschnitt zerteilt ein Blatt Papier in feine Streifen, immer in vertikaler Richtung. Verantwortlich hierfür sind zwei gegenläufige Walzen mit Klingen, durch die das Papier vom Einzug befördert wird. Heraus kommen die allgemein bekannten Papierstreifen.

Partikelschnitt

Feinere Papierreste schaffen Aktenvernichter, die Papier per Partikelschnitt oder Kreuzschnitt in deutlich kleinere Stücke schreddern. Ein Blatt wird bei dieser Methode sowohl längs als auch quer zerteilt. Die Größe der entstehenden Partikel hängt übrigens von der Sicherheitsstufe des Aktenvernichters ab: Sicherheitsstufe P4 etwa bedeutet eine maximale Partikelgröße von 30 Quadratmillimetern.

Mikroschnitt und Super-Mikroschnitt

Bei Geräten, die ein Blatt in besonders kleine Partikel zerkleinern, wird von einem Mikroschnitt gesprochen. Verglichen mit Partikeln der Sicherheitsstufe P-4 sind diese weniger als halb so groß, also maximal 12 Quadratmillimeter. Für besonders sensible Dokumente geht es sogar noch kleiner. Beim Super-Mikroschnitt erreichen die Aktenvernichter Partikelgrößen von maximal 5 Quadratmillimetern.

Der Leitz Aktenvernichter IQ Office Pro P6+ ist beispielsweise in der Lage, solche kleinen Partikel zu produzieren und so für ein Höchstmaß an Sicherheit zu sorgen. Wie hoch Ihr Schutzbedarf tatsächlich ist, hängt jedoch von verschiedenen Faktoren ab. Deshalb reicht unter Umständen auch ein Modell mit einer etwas größeren Partikel Schnittbreite.

Worauf muss ich wegen der DSGVO beim Aktenvernichten besonders achten?

Der Schutzbedarf für das Vernichten von Dokumenten wird in drei Kategorien eingeteilt. Diese geben bereits einen guten Eindruck davon, welcher Aktenvernichter für Ihre Zwecke am besten geeignet ist. Die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beziehen sich zwar in erster Linie auf den Umgang mit personenbezogenen Daten in Unternehmen. Allerdings schaden auch im privaten Bereich ausreichende Vorkehrungen nicht, um die eigene Sicherheit zu verbessern.

Normaler Schutzbedarf

Viele persönliche Daten erfordern nach DSGVO lediglich einen normalen Schutz. Das gilt für Angaben wie Name, Anschrift, Geburtsjahr und solche Daten, die in öffentlichen Registern und Verzeichnissen hinterlegt sind. Ihre Verarbeitung stellt noch keinen Eingriff in die informationelle Selbstbestimmung dar.

Hoher Schutzbedarf

Anders verhält es sich mit Daten, die Auskunft über den Bildungsstand (Zeugnisse), die Finanzen (Kontoauszüge), die Herkunft oder weltanschauliche beziehungsweise religiöse Überzeugungen geben. Genauso wie Schülerdaten und Telefonverbindungsdaten kann ihre Verarbeitung dazu führen, dass die gesellschaftliche oder wirtschaftliche Stellung der betroffenen Person beeinträchtigt werden. Deshalb muss mit solchen Daten sorgsamer verfahren werden.

Sehr hoher Schutzbedarf

Die persönliche Beeinträchtigung kann aber noch schwerer wiegen. Das betrifft unter anderem Steuerdaten, umfasst aber genauso Verwaltungsinformationen, Krankendaten oder Angaben zu strafbaren Handlungen. Für sie gilt daher ein sehr hoher Schutzbedarf.

Was bedeuten die verschiedenen Sicherheitsstufen – und welche benötige ich?

Die Sicherheitsstufe eines Aktenvernichters orientiert sich einerseits an der Schnittart, andererseits an der Größe der Streifen oder Partikel, in die ein Blatt Papier geschreddert werden kann. Danach erfolgt die Einteilung des Geräts in eine von insgesamt sieben Sicherheitsstufen, von P-1 bis P-7. Sie sind in der DIN Norm 66399 festgelegt.

Die DSGVO nimmt zwar nicht explizit Bezug auf diese Norm, die angemessene Sicherheitsstufe lässt sich aber aus den drei Schutzklassen ableiten. Es gibt dabei allerdings Übergangszonen. Die Sicherheitsstufe P-4 Beispielsweise markiert einen solchen Übergang, weil für sie der Streifenschnitt nicht mehr ausreicht. Ein für diese Stufe geeigneter Aktenvernichter muss daher über einen Partikelschnitt P-4 verfügen.

Die Vorgaben für die einzelnen Sicherheitsstufen sehen laut DIN Norm folgendermaßen aus:

Sicherheitsstufe	Streifenbreite / Partikelgröße	Empfohlen für
P-1	maximale Breite der Papierstreifen: 12 mm	allgemeine Daten, die mit geringem Aufwand wiederhergestellt werden können - Beispiele: Kataloge, Prospekte oder andere Unterlagen ohne personenbezogene Angaben
P-2	maximale Breite der Papierstreifen: 6 mm	interne Daten, die mit besonderem Aufwand reproduziert werden können - Beispiele: Dokumente aus der unternehmensinternen Kommunikation
P-3	maximale Breite der Papierstreifen: 240 mm²	sensible Daten, deren Reproduktion erheblichen Aufwand erfordert - Beispiele: Steuerunterlagen, Umsatzauswertungen, Bewerbungsunterlagen
P-4	maximale Breite der Papierstreifen: 30 mm²	besonders sensible Daten, die nur mit außergewöhnlichem Aufwand wiederhergestellt werden können - Beispiele: Arbeitsverträge, Bilanzen, medizinische Berichte, Patientenakten
P-5	maximale Breite der Papierstreifen: 12 mm²	geheim zu haltende Daten, die nur mit zweifelhaften Methoden reproduziert werden können - Beispiele: Prozessunterlagen, Patente, Wettbewerbsanalysen
P-6	maximale Breite der Papierstreifen: 10 mm²	geheime Hochsicherheitsdaten, deren Reproduktion technisch nicht möglich ist - Beispiele: Prozessunterlagen, Patente, Wettbewerbsanalysen, Konstruktionsunterlagen
P-7	maximale Breite der Papierstreifen: 5 mm²	Top Secret-Hochsicherheitsdaten, bei denen eine Wiederherstellung ausgeschlossen ist - Beispiele: geheimdienstliche oder militärische Dokumente

An dieser Aufstellung lässt sich bereits erkennen, dass etwa die Sicherheitsstufe P-7 für den herkömmlichen Gebrauch kaum in Frage kommt. Unternehmen sind mit einem Aktenvernichter mit niedrigerer Sicherheitsstufe zwischen P-4 und P-6 in der Regel bestens ausgerüstet, um die Standards der DSGVO zu erfüllen.

Zur Einordnung: Der Kreuzschnitt für die Sicherheitsstufe P-4 muss nach DIN Norm ein Blatt in mindestens 420 Teile zerkleinern. Um etwa die Vorgaben für die Sicherheitsstufe P-2 zu erfüllen, muss der Aktenvernichter das Blatt lediglich in 78 Teile zerrissen werden.

Beachten Sie bei den hier aufgeführten Angaben, dass sich diese nur auf das Vernichten von Papier beziehen.

Kann ich mit dem Aktenvernichter mehr schreddern als Papier?

Die Antwort hierauf lautet ja. Auch wenn Aktenvernichter prinzipiell für das Zerkleinern von Papier gedacht sind, verfügen viele Modelle über die Möglichkeit, andere Medien und Datenträger zu schreddern. Die jeweiligen Sicherheitsstufen werden hierfür mit eigenen Kürzeln versehen:

• Sicherheitsstufe O umfasst optische Datenträger wie CDs, DVDs und BluRays. Für gewöhnlich weist ein CD-Symbol auf dem Aktenvernichter darauf hin, dass das Gerät auch mit dieser Art Befüllung zurechtkommt.
• Sicherheitsstufe T umfasst magnetische Datenträger also Disketten, Ausweise, Kreditkarten etc.

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