Ordner

Häufige Fragen zum Thema „Ordner“

Wie viele verschiedene Größen bzw. Formate von Aktenordnern gibt es eigentlich? Wie viele Blätter sollten maximal in einem Ordner abgeheftet werden? Und wie können Ordner mit geklebtem Rückenschild wiederverwendet werden? Lesen Sie hier die Antworten auf typische Fragen rund um die Aktenordner.

Wie viele Formate von Aktenordnern gibt es?

Der typische Aktenordner hat das Format A4, eine Rückenbreite von 80 mm und ist mit zwei Ringen versehen. Allerdings gibt es für jedes (gängige) normierte Papierformat auch entsprechende Modelle. Bei uns im VIKING-Shop finden Sie die Formate von A7 und A6 quer (letzteres für Kontoauszüge) bis hinauf zu A3, beispielsweise für großformatige Präsentationsunterlagen, Sedcards und dergleichen.

Wie können Ordner sinnvoll beschriftet und organisiert werden?

Die Beschriftung der Akten trägt entscheidend dazu bei, wie gut sich Dokumente im Archiv wiederfinden lassen. Dazu zeigen wir Ihnen hier einige Tipps, um hierbei maximale Transparenz und geringstmögliche Sucharbeit zu realisieren:

• Wenn Sie die Rückenschilder per Hand beschriften möchten, dann sind simple Druckbuchstaben meist besser geeignet als eine Schreibschrift. So ist gewährleistet, dass jeder die Schrift gleichermaßen gut lesen kann. Wenngleich allerdings bedruckte Rückenschilder das Optimum sind, dafür können Sie beispielsweise unsere Etikettendrucker heranziehen.
• Nutzen Sie unterschiedliche Farben von Ordnern oder Rücken, um Aktenordner thematisch einzusortieren – beispielsweise Rot für die Buchhaltung, Weiß für Posteingänge usw. Gerade bei großen Aktenschränken mit zahlreichen Ordnern ist es dann leichter, schnell die gewünschten Dokumente zu finden. Dadurch muss dann nur innerhalb der farblich eingeordneten Archivierung nach dem exakten Aktenordner geschaut werden. Das spart Zeit.
• Wenn innerhalb eines Ordners Akten unterschiedlicher Themengebiete abgeheftet werden (typisch beispielsweise bei der Projektarbeit), so sollten Sie unsere Register und Trennstreifen dafür heranziehen. Auch hier können Sie durch unterschiedliche Farben der Trennblätter das bereits angesprochene Prinzip der erleichterten Suche konsequent fortsetzen.
• Etablieren Sie ein einheitliches Beschriftungssystem. Zumindest innerhalb einer spezifischen Abteilung sollten alle Aktenordner nach demselben Prinzip etikettiert/beschriftet werden. Auch dies dient dazu, es allen Beteiligten zu erleichtern, einen bestimmten Hefter zu finden. Ähnliches gilt für die Beschriftung der Register.
• Nutzen Sie das richtige Format. Ein normaler Ordner sollte nur dann die Größe DIN A4 haben, wenn dies auch für den geplanten Inhalt gilt. Das erleichtert die Suche ebenfalls, wenn bekannt ist, welches Format die benötigten Unterlagen hat – beispielsweise Kontoauszüge.
• Beschriften Sie das Rückenschild immer mit eindeutigen Hinweisen auf den Inhalt. Sollten mehrere Aktenordner zu einer fortlaufenden Unterlagensammlung gehören, so bietet es sich zudem an, sie ebenso fortlaufend zu nummerieren – gegebenenfalls ergänzt durch spezifischere Daten. Beispielsweise eine Nummerierung samt kalendarischen von-bis- oder A-Z-Angaben.
• Versuchen Sie nach Möglichkeit, die Beschriftung des Buchrückens waagerecht auszuführen. Da Ordner typischerweise aufrecht im Regal stehen, entspricht dies am ehesten dem natürlichen Blickwinkel. Sollte die Beschriftung senkrecht verlaufen müssen, sollten Sie die „europäische“ Schreibrichtung wählen, die auch bei der Buchrückenbeschriftung verwendet wird. Bei dieser beginnt die Beschriftung unten, der Kopf muss zum Lesen also nach links geneigt werden (in englischsprachigen Ländern ist es meist umgekehrt).

Mit all diesen Maßnahmen können Sie Ihre Aktenordner nicht nur professionell beschriften, sondern Sie sorgen vor allem dafür, dass diese so effektiv wie möglich genutzt werden können.

Übrigens: Um dieses Konzept vollends abzurunden sollten Sie auch die Aufstellung der Aktenschränke konsequent nach Nutzbarkeit planen. Je geringer (also zeitlich kürzer) die nötigen Wege von den Arbeitsplätzen zu den typischerweise benötigten Dokumenten sind, desto besser. Dabei können Ihnen auch Drehsäulen sowie mobile Bürowagen wertvolle Hilfe leisten, weil sie eine Positionierung der am häufigsten benutzten Aktenordner dicht am Benutzer ermöglichen.

Wie viele Blätter sollten maximal in einem Ordner abgeheftet werden?

Es kommt hier vor allem darauf an, wie dick, dicht und somit schwer das Papier ist. Das heißt, die typischen Angaben über das Fassungsvermögen, welches Sie auch in unserem Auswahlmenü finden, beziehen sich auf standardisierte Blattinhalte. Dabei gehen die Hersteller von Normalpapier mit einer Grammatur von etwa 80 g/m² aus.

Dabei wird jedoch nur das Papier bewertet. Heftklammern und dergleichen, die einen Papierstapel verdicken und erschweren, können die praktische Anzahl von Blättern jedoch teils deutlich reduzieren.

Wie jedoch bereits angesprochen sollte dieser Wert in der Praxis niemals gänzlich ausgereizt werden. Umso leichter ist ein Aktenordner im Alltag zu handhaben und umso weniger wird er durch seinen Inhalt strapaziert.

Wie können Ordner mit geklebtem Rückenschild wiederverwendet werden?

Zunächst sollten Sie bereits beim Kauf nicht nur an die Gegenwart denken. Das heißt, wenn es wahrscheinlich ist, dass ein Ordner im Lauf seines Lebens mit Unterlagen aus verschiedenen Feldern bestückt wird, ist es besser, von vornherein auf Modelle mit einsteckbarem und somit austauschbarem Rückenschild zu setzen.

Was die geklebten Rückenschilder anbelangt, finden Sie bei uns eine ganz einfache Lösung in Form von selbstklebenden, teilweise bedruckbaren Ordneretiketten und Rückenschildern. Je nach Ausführung sind diese im selben Design wie das Original gehalten, wodurch es möglich ist, alles einheitlich zu gestalten.

Übrigens: Falls bei Ihnen Ordner irgendwann tatsächlich am Ende der Nutzbarkeit angelangt sind, sollten Sie die Metallteile mit einem beherzten Griff oder unter Mithilfe einer Zange vom Ordner trennen und einer gesonderten Entsorgung zuführen.

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